フリーランスにおすすめ案件管理ツール3選を紹介
「仕事の整理が苦手でいつも忘れ物や期限切れを経験してしまう」
「駆け出しなのでベテランのフリーランスの方が使っているツールを知りたい」
「案件管理やTODOアプリはいろんな種類があって結局何を使ったら良いかわからない」
本日はそんな方に向けてフリーランスが使うべき案件管理ツールを3つ紹介します。
フリーランスとして働く際に上司のような管理者がいるわけでもないので効果的な案件管理は必須事項となります。
プロジェクトの進捗、クライアントとのコミュニケーション、そして収益の追跡を円滑に行うためには適切なツールが欠かせません。
本記事ではフリーランスの皆さんが業務を効率的かつスムーズに遂行するための、おすすめの案件管理ツールを3つご紹介いたします。
まずはプロジェクト管理のプロセスを最適化するためのツールから始めましょう。
初心者はGoogleアプリに全てを任せよう！
Googleは無料で便利なアプリをたくさん用意しています。
有名なところだとスプレッドシート、Googleドキュメント、Googleカレンダーあたりです。
皆さんも一度は使ったことがあるかと思いますが、これらをフル活用すれば基本的には全てが管理できます。
使い方はGメールのアカウントを作りさえすれば無料でいろんな機能を使用できて、一部有料の機能もあるますが限りなく安い値段に設定されています。
またGoogleアプリは法人にも人気のツールなので顧客の使用率がダントツで高いです。
GoogleアプリかMicrosoft Officeですよね。
Googleアプリの良いところはエクセルのようなMicrosoftOfficeソフトのファイルも読み込めて、ネットさえ繋がっていれば簡単に閲覧と修正ができる点です。
逆に言うと自分はとても気に入っているツールでも顧客が持っていない、使えないだと仕事になりませんよね。
駆け出しの人であればGoogleカレンダーに予定とタスクをひたすら時間単位で入れていけば困ることはないでしょう。
またGoogleカレンダーの予定にはWebミーティングのURLを埋め込んだり、使用するスプレッドシートのURLを埋め込むことができます。
忘れやすい人は追加でアラート機能もオンにしておけば予定の少し前にアプリから通知がきます。
フリーランスが案件を整理するにはTodoistが便利！
続いてTodoistというタスク管理ツールです。
こちらは案件と期日に加えて「優先順位」を設定できるのが特徴です。
仕事を始めてみると期日と重要度などで並べ替えて見たい時がありますよね。
Todoistは優先順位を各タスクに設定することで、とても忙しくていろんなタスクの期日が切れてしまった時に「今一度優先順位の高いものからやろう」という気持ちにさせてくれます。
さらに「保留」と設定をタスクに追加することもできて、「タスクに追加したけど一旦ステイになって再開時期が未定になった」ような時に使用できます。
直近では取り掛かりませんが削除してしまうとタスク自体を忘れてしまいがちなので「保留」という設定は便利です。
Todoistは元々スマホアプリですがGoogle Chromeの拡張機能もあり両方を同期させられます。
外出時も内勤時も使用できる仕組みになっていることも便利ポイントですね。
メンバーとタスクを共有するならTrelloが便利！
続いてはアルバイトや他のフリーランスと共同作業するような場合に同じタスクを複数人で共有するツールとしてTrelloを紹介します。
Trelloはカード形式のデザインでパッと見ただけで「誰の何のタスクが終わったのか」が一目瞭然でわかるのが特徴です。
このような案件管理ツールでは意外とデザインや読みやすさが重要ですよね。
Trelloはパソコンに詳しくなくても「入力してタスク追加」「終わったらドラックアンドドロップ」というシンプルな操作で完結します。
またステータスや期日も自分たちの好きな言い方、表現方法にすることができます。
一昔前で言うところのガントチャートのような使い方です。
ガントチャートはIT業界ではいまだに使用されていますがシンプルに見づらいのと操作が難しいです。
Trelloは使用する人のパソコンの得意不得意に関わらず誰でも使用できる仕様になっています。
さらに管理する人が「先週」「今週」「来週」のように時間軸を設定して、タスクを配置させたり移動させるだけです。
一旦完了になったタスクも修正のために戻すこともドラッグ&ドロップで直感的にできます。
Trelloは一人で使う分にも十分便利です。
「今日の作業はどこまでやるのか」
「今週の作業は少し遅れ気味だな」
「先週のタスクは少なかったな」
など予定や振り返りが自然とできるようになるはずです。
案件管理は文字通り案件をスムーズに進めるためのものですが、もう一つは自分自身の仕事を見直すことにも使いましょう。
「自分の仕事はどんな作業があるのか？」
「他人に任せられる仕事、任せられない仕事は何か？」
「顧客と向き合う時間は確保できているのか？」
そんな仕事との向き合い方を可視化してくれるので、自分のやり方や効率化のためのアイデアが生まれることでしょう。
そもそもキャパオーバーになっていることも案件管理を通じて知ることができるかもしれません。
フリーランスになる多く理由として「時間と場所に縛られずに働く」というものがあるはずで、フリーランスになったのに時間に追われているようでは本末転倒です。
自分のやりたいことに注力したり、家族との時間を確保するために案件管理ツールを利用しましょう。